טיפים כיצד להפחית עלויות אירוע תדמית של חברה

למעשה זה ממש ההפך:

*ברגע שאתם "נעלמים" מהזירה הלקוחות שלכם, לקוחות פוטנציאליים והיתר עלולים לחשוב כי אתם בצרות כלכליות.

*למעשה בזמנים קשים חברות קטנות וגדולות באמת יכולות לנצל את ההזדמנות ולתפוס נתחים גדולים מהשוק, לכן בזמנים טובים או רעים אנו תמיד עובדים עם לקוחותינו בחכמה תקציבית כך שלא יצטרכו תמיד להשקיע סכומים גדולים של כסף כדי ליצור השפעה גדולה.

להלן מספר צעדים פשוטים שישאירו אתכם "במשחק" בזמנים כלכליים קשים תוך שמירה והשגחה יתרה על התקציב שלכם:

תערוכות:

חישבו על "אירוע" ולא על "ביתן" -אנחנו אומרים ללקוחותינו שישנם הזדמנויות אדירות להתבלט ולהשפיע בתערוכות רק שחלק מזה הוא גודל הביתן בפועל, התחילו לחשוב על צמצומים בדוכן שלכם שיכניס לכם חיסכון נוסף שתוכלו לייעל לדברים אחרים לדוגמא: פרסים, עלונים, פגישות ניתוח ועיתונות, שכירת סוויטה במלון עבור פגישות עם לקוחות קיימים ופוטנציאליים, מפגשים על בסיס ארוחות ערב וכו'. סך כל הפעילויות הללו יהיה שווה ערך להשפעה גדולה בזמן שלא מבזבזים שטח דוכן או ביתן רב ומיותר.

צמצמו את שטח הביתן מעשי- אם אתם בד"כ מחזיקים בשטח של 20X20 או 15X15 נסו לצמצם ל 10X15 או אפילו 10X10. חיסכון בעלויות הוא משמעותי לרבות עלויות שטח הביתן בפועל, חיסכון בשכירת תא קטן יותר, ציוד עבודה וצוות דיילים קטן יותר אבל בתנאי שאתם עדיין שומרים על נוכחות שם שזה מה שחשוב. קחו את החיסכון וההשקעה במגוון רחב של צורות הקשורים "למופע".

שילחו צוות דיילות קטן כדי לאייש את הביתן -רוב החברות שולחות הרבה יותר עובדים "לעבוד" בדוכן במהלך שעות הפעילות. המציאות היא שלמעשה אינכם צריכים את זה, רוב הצוות עובד 4-5 שעות ולאחר מכן נשאר מחוץ לפעילות ומחוסר מעש. כל אחד צריך הפסקה אבל לא של שעות, שילחו צוות דיילות שאתם צריכים לביתן וצפו מהם לעבוד לאורך כל שעות פעילות הביתן וודאו שהצוות מבין את מהות הפעילות ושיש לו מנהל שישגיח ויפקח על פעילות הביתן וההשקעה שלכם במהלך האירוע.

אירוע לקוחות:

*העריכו את ערכו של "האירוע" - באקלים העסקי של היום מנהלים ונציגי לקוחות רבים אינם רשאים להשתתף באירועים שעלולים להתפרש לא נכון כניגוד עניינים או שבדרך כלשהי עשויה להשפיע על החלטות הקניה. לכן אל תבזבזו את הכסף שלכם על כרטיסים של אירועים גדולים כמו חסות או כרטיסים לאירועי ספורט מרכזיים, או שתצפו שלקוח שלכם ישתתף במפגש באתר נופש יוקרתי שעשוי לכלול פעילות כמו גולף וטיפולי ספא, ימים אלו עברו חלפו והסתיימו. הלקוחות שלכם הם (או צריכים להיות) מעונינים בעתיד של החברה שלכם, שלמנהלי חברתכם תיהיה אוזן קשבת ושיעדכנו על חדשות כמו למשל מוצר חדש שיצא. ניתן להשיג זאת במגוון רחב של מקומות בעלויות נמוכות, לדוגמא אם יש לכם בסיס לקוחות גדול ברחבי אזורים מרכזיים בארץ תוכלו לעשות מפגשי לקוחות אזוריים שתיהיה גישה נוחה לכל משתתף ללא עלויות נסיעה גבוהות.

*ביחרו מקומות פחות יקרים - עסקים היום מסתכלים על ההוצאות ביתר שאת. ביחרו מיקום שעלויות הגישה אליו פחותות הן לכם והן ללקוחות, ביחרו מלון או אולם אירועים שהוא נחמד ומתאים לתקציב ולוודא כי הוא אינו נותן תחושה של "טופ של הטופ". גם אם המשא ומתן והמחיר דומה לאיזה נופש במלון יוקרתי אנשים יניחו כי הוצאה זו היא הוצאה יקרה גם אם זה לא, חישבו על תפיסת הלקוח שלכם כאן.

* התוכן הוא המלך- הלקוחות של היום מסכימים לבוא לפגישה, השקת מוצר או כל אירוע אחר רק אם היא תיהיה מלאה בתוכן עשיר, גירמו להם לחשוב שזה היה שווה את זמנם ולא לעזוב בהרגשה אחרת מזה, השקיעו את הזמן מבית ליצור את התוכן והמידע שהלקוחות, לקוחות פוטנציאליים מעוניינים בו. אם יש צורך הביאו בחשבון את המשאבים שנדרשים לשם כך למשל: איש אסטרטג שיכול לראיין מספר לקוחות כדי לגלות את מה שהכי מעניין אותם, הידע שהלקוחות שלכם ישאירו בסוף המפגש זה מה שהם יזכרו הכי הרבה ולא בהכרח המיקום או הארוחות היוקרתיות.

תוכנית תמריצים:

*מיקום, מיקום, מיקום! זה לא חייב להיות איזה אי אקזוטי באיים הקאריביים או בכל מקום אחר, זה פשוט צריך להיות מספיק בשביל לומר "תודה" לכל העבודה הקשה של צוות העובדים שלכם. ישנם מקומות רבים כל כך לבחירה שלא ירוקן את חשבון הבנק שלכם או שיתן ללקוחותיכם את ההרגשה של "נהנתהנות יתר" ובזבוז בקלות דעת. ביחרו מקום שיעניין את כולם, עלות הנסיעה תיהיה ריאלית ושהאיבזור או המתקנים במקום יתאים לאופי פעילות הצוות שמתוכנן, צרו פעילות נחמדה שתייצר מאין תחרותיות מרגשת ומהנה כמו למשל "הטוב ביותר מ..."

* החליטו על רשימת הנוסעים בזהירות ורגישות- תכנית תמריצים היא לעובדים הטובים ביותר בין אם אלה העובדים היצרנים ביותר או התורמים ביותר – לא כל המנהלים שלכם. תגמול העובדים הטובים ביותר לא בהכרח אומר שכל מנהל צריך להיות נוכח, הם יכולים להמשיך ולהתרוצץ בחברה. לכן ביחרו את רשימת העובדים בתבונה ובזהירות המודעה שלכם הרי גלויה לכל.

הדבר החשוב שיש לזכור הוא שאתם יכולים ובמקרים מסויימים אפילו חייבים להמשיך ולעשות עסקים כרגיל וזה אומר המשך אסטרטגיית שיווק באירועים ובפגישות שעבדו לכם כבר בעבר. אך האתגר הגדול ביותר כרגע הוא לעשות אותם "אחרת" אך באותו אפקט, יצירה והפקת אירועים מוצלחים ומפגשים בתקציב גבוה הוא דבר קל, כל מה שאתם צריכים לעשות עכשיו הוא למצוא את המשאבים הנכונים כדי לעזור לכם לעשות את אותו הדבר עם תקציב ומצפון נמוך ככל שניתן.